En muchas ocasiones los humanos somos renuentes a los cambios. Cuando se establecen rutinas en las actividades diarias o en la forma en que se trabaja, cambiar dichos hábitos puede resultar traumático o demorado. Dice la cultura popular que todo fluye, todo cambia y nada permanece.
Ser ganadores de la beca para el fortalecimiento y transferencia de Capacidades y Conocimientos de Emprendimientos Culturales ha sido la oportunidad para que los dos emprendimientos conocieran sus capacidades y el alcance proyectado con las habilidades adquiridas.
Desarrollar cada temática planteada fue un desafío para los integrantes de los emprendimientos pues se puso a prueba la capacidad de cambio y adaptación. En este blog se hablará sobre la experiencia e implementación de 4 puntos cruciales que dejaron aprendizajes significativos.
Jira
La gestión de los procesos así como el seguimiento de actividades y tareas siempre ha sido importante en el flujo de trabajo. Inicialmente se realizó con software gratuito como Trello, posteriormente se gestionó con Asana. Sin embargo, dichos productos no terminaron por llenar las expectativas. Hace unos meses conocimos Jira, este es un producto dentro del ecosistema de Atlassian.
Un flujo de trabajo inicial puede lucir como la figura 1. Por defecto la plataforma ofrece determinados flujos de trabajo en los que las incidencias o tareas cambian de estado según se requiera.
Al principio fue un reto entender cómo funcionaban para luego personalizarlos de acuerdo a los requerimientos de los emprendimientos. De esa manera se logró configurar flujos como el de las campañas publicitarias que se muestra en la figura 2.
Aquí se definieron los procesos desde la elaboración del material gráfico o audiovisual por parte del equipo de diseño, bien fuera interno o externo, pasando por la configuración de los parámetros hasta la revisión del setup de la campaña y la aprobación por parte de otro integrante del equipo.
Lo anterior ha sido crucial para la mejora en la productividad. Los estados personalizados han permitido que cualquier integrante del equipo conozca en qué punto se encuentra la incidencia para actuar en caso de ser necesario.
Campañas publicitarias
Los cambios en las campañas fueron positivos. El uso de Jira permitió tener un orden en la nomenclatura de cada campaña que se relacionara con cada incidencia dentro del software de gestión como se muestra en la figura 3.
A través de las mentorías se pudo identificar claramente que planear y ejecutar las campañas publicitarias dependerá del estado en el que se encuentra la empresa en cuestión. Definir las etapas del cliente será importante para establecer qué ejecutar en cada momento.
Así mismo se identificó que a nivel de campaña se define el objetivo de la misma, por ejemplo, tráfico al sitio, alcance, reconocimiento, etc. A nivel de conjunto de anuncio se establece el presupuesto, la segmentación y las ubicaciones dentro de Facebook (historias, feed, etc.). Finalmente, a nivel de anuncio se cargan los recursos gráficos o audiovisuales, textos del anuncio y URL’s correspondientes como se muestran en las figuras 4, 5 y 6, respectivamente.
El Blog
Documentar el proceso siempre es importante, compartir la experiencia en internet ayuda a que otras personas tengan una guía sobre cómo otros hacen determinadas actividades. En este caso, se desarrolló un blog basado en NodeJS que cumplió la función de bitácora.
El ejercicio de escribir contribuye a ordenar correctamente las ideas para presentarlas al mundo en internet. Es necesario tener en cuenta aspectos relacionados con la escritura y redacción así como otros como el SEO.
La figura 7 muestra cómo es la interfaz desde donde se controla y gestiona el contenido del blog. La creación de artículos es simple y rápida. Cada emprendimiento usa Confluence, otro producto de Atlassian, que hace las veces de repositorio desde donde se escriben, corrigen y gestionan los textos que luego son cargados al blog en su versión final.
Asesoramiento legal
En temas legales recibimos asesoría correspondiente que permitió realizar mejoras en los contratos así como en las políticas de tratamiento de datos personales e información en general.
Las figuras 8 y 9 muestran el resultado al que se llegó. Se usó la tendencia llamada ‘legal design’. Con esto la persona que observa el contrato tiene una interfaz más amigable que le permite entender lo que contiene el documento y los compromisos por parte de la empresa.
Una vez se tiene el contrato listo para ser enviado luego de pasar por cada uno de los estados de Jira, este se carga y envía a través de la plataforma Adobe Sign con la cual se firma electrónicamente. Lo anterior permite tener el contrato firmado inmediatamente, con soportes de envío de correo a correo. Esto último evita perder tiempo y dinero en reuniones entre las partes que la tecnología soluciona. La figura 10 muestra la interfaz de Adobe Sign.
Para los emprendimientos los cambios realizados a la operación aprendidos desde la mentoría han sido fundamentales en el funcionamiento, gestión y organización de los procesos. Gestionar y documentar usando los productos de Atlassian así como el blog como bitácora le ha dado seguimiento a la evolución de lo aprendido. Las habilidades técnicas adquiridas han contribuido a entender mucho mejor productos como el módulo publicitario de Facebook así como realizar las optimizaciones y pruebas A/B.
Esta beca ha logrado fortalecer a cada emprendimiento para encontrar mayores y mejores oportunidades en tiempo de crisis mundial de salud.
