Mejorar la productividad era el reto así que la pregunta fue ¿por dónde comenzar? No es sencillo enfrentarse a un proceso de mejora pues requiere encontrar una forma en la que las actividades evidencien y sean un reflejo tangible del cambio.

Antes de iniciar fue necesario realizar un estado del arte sobre cómo ambos emprendimientos estaban operando. Antes de la implementación de Jira, como producto de Atlassian, las tareas y sus flujos se desarrollaron en Asana. Si bien existían flujos, asignación de tareas o subtareas a una tarea padre, algo hacia falta, parecía que se quedaba corta.

Conocimos Atlassian así que desde Asana realizamos la migración a Jira. Hay que resaltar que Jira posee un sistema de configuración que no es tan sencillo de entender, sin embargo, Panacea Marketing y tusartistas.com se dieron a la tarea de establecer 3 directrices principales para mejorar la forma de trabajo: Los flujos de tareas, las características de cada tarea y los tiempos de entrega.

Los flujos de tareas

Los flujos de tareas son las diferentes etapas por las que una tarea, solicitud o actividad pasa desde que se crea hasta que se completa o cancela. Conocer el estado de las tareas le ha permitido al equipo tener información de primera mano sobre lo que está sucediendo respecto a un tema en específico.

Para lograrlo los integrantes de los emprendimientos sostuvieron reuniones en las que se definieron los flujos de tareas según el tipo de solicitud. Por ejemplo, la imagen muestra el flujo de una tarea típica en nuestro sistema de gestión de tareas, allí se puede apreciar cada etapa desde que se crea como “Tarea por hacer” hasta “Completado” o “Cancelado.

Como se mencionó anteriormente, contar con un flujo de trabajo definido permite que el integrante que tenga los permisos de visualización pueda ver en qué estado se encuentran. Lo anterior permite observar el avance que el equipo logra en determinado periodo. En los emprendimientos pasamos de resolver tareas por etapa de un promedio de 3 días a 1,5 días.

Tener presente dónde está la tarea en el flujo hace parte de lo que compone a la tarea, sus características son primordiales.

Características de la tarea

En Panacea Marketing y tusartistas.com observamos que la comunicación es imprescindible durante el desarrollo del trabajo. Sobrecomunicar es la actividad que mejor realizamos, es decir, nos aseguramos que todos entiendan qué se va a hacer con el mayor detalle posible. Para ello, se configuró que las tareas tengan campos obligatorios, según corresponda.

En el caso de la planeación de este tipo de artículos es necesario seleccionar el proyecto, el tipo de incidencia o tarea, escribir un resumen de la actividad, asignar fechas de vencimiento y publicación así como un responsable.

Lo anterior ha permitido que se reduzcan el número de consultas a cerca de cero entre integrantes de los equipos. La información detallada ha logrado que el tiempo que se perdía aclarando dudas, se invierta en completar la tarea.

Asignar las características de la tarea también requiere que existan fechas o plazos de entrega que permitan que todo se entregue a tiempo.

Tiempos de entrega

Entregar a tiempo no es tan fácil como se cree. Dentro de las tareas existen opciones para establecer fechas de vencimiento, publicación o entrega, según corresponda. Esto ha permitido tener entregas de tareas en tiempos más cortos dependiendo de la prioridad.

Por defecto, se ha configurado que si no se selecciona una fecha, el sistema automáticamente asigna una fecha de vencimiento de 3 días hábiles. Posteriormente, si no se ha completado, el robot sugiere solicitar ayuda a otra persona. Adicionalmente, hemos definido asignar las tareas dependiendo de su prioridad en 4 ítems: Urgente e importante, urgente pero no importante, no urgente pero importante y bloqueado.

Definir los tiempos de entrega así como la prioridad de realización de tareas han contribuido a que se cumplan los plazos según se defina en cada tarea o bien sea en los 3 días dispuestos para realizarla. Podemos confirmar que esto ha sido crucial para mantenernos en los tiempos de entrega.

Conocer el estado de las tareas en sus flujos, completando las características y cumpliendo los tiempos de entrega han permitido que los emprendimientos hayan mejorar la productividad del trabajo y sus entregas. La configuración y priorización de tareas también se suman como elementos clave en el desarrollo de actividades. Gracias a eso hemos podido reducir al mínimo las consultas innecesarias, mejorar el tiempo de entrega y tener cada vez mejores flujos de tareas según se requiera.

¿Cuáles de estas opciones de configuración para Jira conocías?